Conditions Générales d'Utilisation (CGU) - ADvision

Article 1 Introduction et objet

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (CGU) ont pour objet de définir les modalités d'accès et d'utilisation du service en ligne ADvision, proposé par Albéric DELABIE Entreprise Individuelle (SIRET : 899 373 930 000 51). Ce service est réservé aux professionnels de santé exerçant en orthoptie et utilisant le logiciel en France. Toute utilisation du service implique l'acceptation sans réserve des présentes CGU.

ADvision est une solution SaaS de gestion de cabinets d'orthoptie permettant notamment la gestion des patients, des consultations, des bilans orthoptiques, de la facturation, de la télétranmission FSE/DRE, ainsi que la génération de documents médicaux.

Article 2 Accès au service et abonnements

L'accès au service ADvision est réservé aux utilisateurs professionnels disposant d'un compte actif et d'un abonnement valide. Les identifiants sont strictement personnels et doivent rester confidentiels. Toute utilisation frauduleuse ou non autorisée peut entraîner la suspension immédiate du compte.

Le service propose différents forfaits d'abonnement (Essentiel, Pro, Cabinet) avec des fonctionnalités et quotas d'utilisateurs variables. La formule Essentiel donne accès à l'ensemble des fonctionnalités sauf la télétransmission FSE/DRE. La formule Pro inclut en outre la télétransmission SESAM-Vitale . La formule Cabinet reprend les fonctionnalités Pro avec 2 utilisateurs inclus, le partage de données entre les praticiens d'un même cabinet et un support prioritaire. L'accès aux fonctionnalités est conditionné au forfait souscrit. Les abonnements sont gérés via la plateforme de paiement Stripe ; les modalités de modification et de résiliation (mensuel sans engagement / annuel avec engagement de 12 mois) sont précisées dans les CGV.

En cas d'expiration ou d'absence d'abonnement actif, l'accès au service peut être restreint ou suspendu jusqu'à la régularisation de la situation.

Article 3 Fonctionnalités du service

ADvision propose les fonctionnalités suivantes :

• Gestion des patients : Création et gestion de dossiers patients avec données personnelles et de santé chiffrées (nom, prénom, date de naissance, coordonnées, numéro de sécurité sociale, données AMO/AMC) ;
• Gestion des consultations : Enregistrement de consultations orthoptiques, bilans initiaux, consultations de rééducation et de contrôle, avec saisie des données cliniques (réfraction, prismes, acuité visuelle, examens orthoptiques, conclusions) ;
• Bilan Bébé Vision (BBV) : Bilan spécialisé pour bébés et jeunes enfants avec évaluation du développement visuel ;
• Génération de documents : Création automatique de comptes-rendus de consultation en format PDF ;
• Gestion de la facturation : Création de factures, gestion des actes orthoptiques, saisie des actes selon la nomenclature en vigueur, génération de factures PDF ;
• Télétranmission FSE/DRE : Transmission électronique des feuilles de soins électroniques (FSE) et demandes de remboursement (DRE) à l'Assurance Maladie via le système AREA ;
• Gestion des paiements : Suivi des paiements, rappels automatiques, paiements en ligne sécurisés via Stripe ;
• Gestion documentaire : Stockage et gestion de documents médicaux (imagerie, comptes-rendus, etc.) ; envoi de documents par lien e-mail sécurisé, avec code d'accès à 6 chiffres transmis séparément (SMS pour le patient ; SMS ou e-mail dédié selon le destinataire) ;
• Demande de document au patient : Envoi d'un e-mail contenant un lien temporaire permettant au patient de déposer une pièce (ordonnance, photo, PDF) dans son dossier, sans créer de compte ADvision ;
• Comptabilité : Suivi comptable des recettes et dépenses (selon le forfait) ;

L'utilisateur peut envoyer au patient un lien sécurisé, à durée et usage limités, pour qu'il dépose lui-même un document dans son dossier. Le patient n'a pas de compte ADvision. L'utilisateur reste responsable de la pertinence de la demande, de la vérification des pièces reçues et de leur usage professionnel.

Certaines fonctionnalités peuvent être limitées selon le forfait souscrit. L'éditeur se réserve le droit d'ajouter, modifier ou supprimer des fonctionnalités à tout moment, sous réserve d'informer les utilisateurs des changements majeurs.

Article 4 Obligations de l'utilisateur

L'utilisateur s'engage à :

• Utiliser le service de manière conforme à sa finalité professionnelle et dans le respect de la déontologie médicale ;
• Respecter les lois et réglementations en vigueur, notamment en matière de protection des données de santé (RGPD, Code de la santé publique, obligations CNIL) ;
• Vérifier l'exactitude et la complétude des données saisies, notamment pour la télétranmission FSE/DRE ;
• Vérifier les documents déposés par le patient via un lien de demande avant toute utilisation professionnelle ;
• Maintenir la confidentialité de ses identifiants et ne pas les partager avec des tiers ;
• Ne pas compromettre la sécurité ou le bon fonctionnement du service ;
• Ne pas diffuser de contenus illicites, offensants ou mensongers ;
• Respecter les quotas d'utilisateurs associés à son forfait ;
• Assurer la sécurité du poste local (verrouillage session, comptes nominatifs, chiffrement disque recommandé) et, le cas échéant, la sauvegarde de la base PostgreSQL AreaFSE locale, distincte du SaaS ;
• Informer l'éditeur de toute utilisation suspecte ou non autorisée de son compte.

L'utilisateur est seul responsable de la qualité, de l'exactitude et de la légalité des données qu'il saisit dans le service, notamment concernant les informations patients et les actes facturés.

Article 5 Données personnelles et de santé

Dans le cadre de l'utilisation d'ADvision, l'utilisateur professionnel de santé agit en tant que responsable de traitement, et Albéric DELABIE EI en tant que sous-traitant au sens du RGPD et de la réglementation relative aux données de santé. Le détail des obligations de sous-traitance (RGPD art. 28) figure dans le contrat de sous-traitance (DPA), annexe des CGV.

5.1. Données collectées

Le service traite les données suivantes :

• Données patients : identité (nom, prénom, date de naissance, sexe), coordonnées (adresse, téléphones, email), numéro de sécurité sociale (NIR), données de couverture sociale (AMO, AMC, ALD), informations sur le médecin traitant ;
• Données de santé : consultations, bilans orthoptiques, examens (réfraction, acuité visuelle, prismes, orthoptie), conclusions médicales, historique des soins ;
• Données de facturation : factures, actes réalisés, paiements, informations de télétranmission FSE/DRE ;
• Données utilisateurs : identifiants de connexion, informations professionnelles (numéro ADELI, SIRET, coordonnées du cabinet), préférences d'utilisation ;
• Documents : fichiers médicaux uploadés par l'utilisateur, comptes-rendus générés, et fichiers déposés par le patient via un lien de demande.

5.2. Sécurité des données

Les données sensibles (identité, coordonnées, NIR, données de santé) sont chiffrées au repos en base de données selon la norme AES-256-GCM (rétrocompatibilité AES-256-CBC pour les données historiques). Les fichiers patients sont stockés de manière sécurisée hors du répertoire web accessible. Les communications sont protégées par TLS 1.2+.

Les données sont hébergées en France auprès de Scaleway, hébergeur disposant d'une certification HDS (Hébergement de Données de Santé) pour le périmètre de son offre et du contrat HDS applicable. ADvision est éditeur du logiciel, non hébergeur certifié HDS.

5.3. Conservation et rétention

Conformément aux obligations applicables aux données de santé et au référentiel CNIL cabinets, les données de dossier sont conservées 20 ans à compter de la dernière prise en charge (durée paramétrable par le responsable de traitement du cabinet). Les données peuvent être conservées au-delà selon les obligations légales spécifiques.

5.4. Services tiers et transferts

Dans le cadre du fonctionnement du service, certaines données peuvent être transmises à des prestataires tiers :

• Scaleway : hébergement des données ; certification HDS de l'hébergeur pour le périmètre de son offre / contrat (ADvision n'est pas lui-même hébergeur certifié HDS) ;
• Stripe : données de paiement et d'abonnement (identifiants de facturation, informations de carte bancaire gérées par Stripe) ;
• Mailgun (UE) : envoi d'emails transactionnels minimisés (lien d'accès à un document sans le code dans le même message, e-mail dédié du code si pas de SMS, demande de dépôt, rappel de paiement sans identité patient ni détail d'actes) ; endpoint UE, société Mailgun/Sinch ; Mailgun n'est pas un hébergeur HDS ;
• Octopush (société française) : envoi par SMS transactionnel du code d'accès à 6 chiffres permettant d'ouvrir un document reçu par e-mail (numéro de mobile et message : code et consigne, sans nom de patient, sans contenu clinique, sans mention de la profession). Le lieu d'acheminement n'est pas établi (mentions légales : hébergeur OVH ; conditions d'API : ONLINE SAS). Contrat art. 28 non signé ; chaîne de sous-traitance et rétention chez Octopush non documentées ; Octopush n'est pas un hébergeur HDS ;
• Scaleway Generative AI (UE) : assistance à la rédaction de bilans et transcriptions (données cliniques minimisées par masquage d'identité, non anonymes ; service distinct de l'hébergement HDS) ;
• areaFSE : intégrateur du moteur de facturation Sesam-Vitale, transmission des FSE/DRE vers l'Assurance Maladie via le système AREA (données strictement nécessaires à la facturation) ;
• Assurance Maladie (AREA) : réception des FSE/DRE transmises via areaFSE pour le remboursement des actes ;
• Matomo (auto-hébergé, France) : mesure d'audience sur le site vitrine (avec consentement) ; l'application métier n'utilise pas de tracking analytics.

5.5. Accès support (maintenance)

Pour le diagnostic et la résolution d'incidents, le support ADvision peut accéder temporairement au compte d'un utilisateur professionnel, uniquement après accord du praticien (lien d'autorisation, accord oral tracé, ou urgence technique justifiée et journalisée). L'accès est par défaut en lecture seule, limité dans le temps, et chaque action est imputée au support (et non confondue avec un acte du praticien). L'utilisateur peut consulter l'historique de ces accès dans son profil.

Pour plus d'informations, veuillez consulter la politique de confidentialité.

Article 6 Télétranmission FSE/DRE

Le service permet la télétranmission électronique des feuilles de soins électroniques (FSE) et demandes de remboursement (DRE) à l'Assurance Maladie. La transmission s'effectue via areaFSE, intégrateur du moteur de facturation Sesam-Vitale, qui transmet les données vers l'Assurance Maladie via le système AREA.

L'utilisateur est seul responsable :

• De l'exactitude et de la complétude des données transmises ;
• De la conformité des actes facturés avec la nomenclature en vigueur ;
• Du respect des délais de transmission et des obligations réglementaires ;
• De la gestion des accusés de réception (ARL) et réponses standardisées de paiement (RSP) ;
• De la correction des anomalies signalées par l'Assurance Maladie ou areaFSE.

L'éditeur ne saurait être tenu responsable des erreurs de transmission, des rejets ou des retards de traitement imputables à l'Assurance Maladie, à areaFSE ou à des erreurs de saisie de l'utilisateur. L'utilisateur doit vérifier régulièrement le statut de ses transmissions et traiter les anomalies signalées.

Article 7 Paiements et facturation

Les abonnements au service sont facturés selon les tarifs en vigueur au moment de la souscription. Les paiements sont effectués par carte bancaire à l'avance via la plateforme Stripe. Les informations bancaires sont gérées directement par Stripe et ne transitent pas par les serveurs d'ADvision.

Les abonnements sont renouvelés automatiquement selon la périodicité choisie (mensuelle ou annuelle). En formule mensuelle, l'utilisateur peut résilier à tout moment ; la résiliation prend effet à la fin de la période mensuelle en cours. En formule annuelle, l'engagement est ferme pour 12 mois : aucun remboursement anticipé n'est dû. Aucun escompte n'est consenti pour paiement anticipé. Les modalités, échéances, pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 € figurent dans les CGV (art. 3).

En cas de défaut de paiement, l'accès au service peut être suspendu après information du client. Les données restent accessibles pendant une période de grâce raisonnable pour permettre la régularisation.

Article 8 Propriété intellectuelle

Le service ADvision, ainsi que l'ensemble de ses contenus (logiciel, interfaces, textes, images, codes sources, bases de données), sont protégés par le droit de la propriété intellectuelle et appartiennent à Albéric DELABIE EI ou à ses partenaires. Toute reproduction, modification, adaptation, traduction ou diffusion non autorisée est strictement interdite.

L'utilisateur dispose d'un droit d'usage personnel et non exclusif du service dans le cadre de son activité professionnelle. Les données saisies par l'utilisateur restent sa propriété. L'utilisateur peut exporter ses données à tout moment dans les formats proposés par le service.

Article 9 Disponibilité, sauvegardes et maintenance

L'éditeur s'efforce d'assurer une disponibilité du service de 99,5 % sur une base mensuelle, hors cas de force majeure ou opérations de maintenance programmées. Les maintenances programmées sont annoncées à l'avance lorsque possible.

Le service peut être temporairement indisponible pour des raisons techniques, de maintenance ou de mise à jour. L'éditeur ne saurait être tenu responsable des préjudices résultant d'une indisponibilité temporaire du service, sous réserve des engagements de moyens décrits ci-dessous et dans le DPA.

L'éditeur effectue des sauvegardes du SaaS avec pour objectifs un RPO de 24 h (perte de données maximale) et un RTO de 8 h ouvrées (reprise après incident majeur déclaré). Ces objectifs sont des engagements de moyens, détaillés au DPA (art. 16) ; ils ne constituent pas une assurance tous risques.

L'utilisateur peut exporter ses données à tout moment (export cabinet ZIP/CSV ; export patient JSON/PDF/ZIP) et reste responsable des données présentes uniquement sur le poste (AreaFSE / PostgreSQL local).

Article 10 Destination du service

ADvision est un logiciel de gestion de cabinet destiné aux orthoptistes libéraux : dossier patient, saisie de bilans et séances, facturation, télétransmission et outils d'aide à la saisie.

Les résultats d'examens neurovisuels sont saisis ou importés depuis le tableur de calcul du praticien. ADvision n'embarque pas les tables de normes et ne calcule pas ces normes à la place du professionnel. Le service n'établit pas de diagnostic, ne propose pas d'orientation thérapeutique automatisée et ne se substitue pas au jugement clinique. La conclusion, le plan de soins et toute décision médicale relèvent exclusivement du professionnel de santé utilisateur.

Dans cette destination, le service n'est pas mis sur le marché en tant que dispositif médical au sens du règlement (UE) 2017/745. L'utilisateur ne doit pas l'utiliser, ni le présenter, comme un outil de diagnostic automatisé.

Article 11 Responsabilité

Albéric DELABIE EI ne saurait être tenu responsable :

• Des interruptions de service ou préjudices indirects résultant de l'utilisation du service, ainsi que des pertes de données au-delà des objectifs RPO/RTO du DPA lorsque l'éditeur a respecté ses engagements de moyens ;
• Des erreurs de saisie ou de traitement des données par l'utilisateur ;
• Des décisions médicales prises sur la base des données enregistrées dans le service ;
• Des conséquences liées à une utilisation non conforme du service ou à une négligence de l'utilisateur ;
• Des dommages résultant d'une force majeure ou d'événements indépendants de sa volonté.

L'utilisateur reste seul responsable :

• Des données qu'il saisit ou traite dans le logiciel ;
• De la conformité de son utilisation avec la réglementation applicable ;
• De la sécurité de ses identifiants et de son environnement informatique ;
• Des actes médicaux réalisés et de leur facturation.

La responsabilité de l'éditeur est limitée au montant des sommes versées par l'utilisateur au cours des 12 derniers mois précédant le fait générateur du dommage.

Article 12 Modification des CGU et résiliation

Les présentes CGU peuvent être modifiées à tout moment. Les utilisateurs sont informés des modifications importantes par email ou via l'interface du service. L'utilisation continue du service après notification des modifications vaut acceptation des nouvelles CGU.

L'utilisateur peut résilier son abonnement selon les modalités prévues aux CGV (mensuel sans engagement ; annuel avec engagement de 12 mois). L'éditeur se réserve le droit de suspendre ou résilier l'accès en cas de non-respect des présentes CGU, de défaut de paiement, ou d'utilisation frauduleuse.

En cas de résiliation, le sort des données (export sous 30 jours sur demande, suppression du tenant sous 90 jours sauf conservation légale) est régi par le contrat de sous-traitance (DPA). L'utilisateur est invité à demander l'export de ses données avant la résiliation définitive.

Article 13 Support et assistance

Un support technique est disponible pour les utilisateurs. Les modalités de contact et les horaires de disponibilité sont indiqués dans l'interface du service ou sur le site web.

L'éditeur s'efforce de répondre aux demandes de support dans les meilleurs délais, sans garantie de délai de réponse. Le support peut être limité selon le forfait souscrit.

Article 14 Loi applicable et juridiction compétente

Les présentes CGU sont soumises au droit français. Tout litige relatif à l'utilisation du service sera soumis aux tribunaux compétents du ressort du siège social de l'éditeur, sauf disposition légale contraire.

Le service étant réservé aux professionnels agissant dans le cadre de leur activité, les dispositions du Code de la consommation relatives au médiateur de la consommation ne s'appliquent pas.